“CLAVES PARA GESTIONAR PROYECTOS EXITOSOS”

La gestión de proyectos es una ciencia en sí misma, donde se establecen una teoría base, una metodología, áreas de conocimiento y enlaces entre cada uno de sus componentes. Conocer a profundidad todo lo relacionado con este ámbito es un excelente complemento profesional.

¿De qué se trata la gestión de proyectos?

Le comparto mi propia definición: “… es un conjunto de acciones que tienen el propósito de entregar un resultado (producto o servicio) tangible o no en un tiempo finito y costo determinado; es el arte de balancear la calidad del resultado (producto o servicio) en función de los recursos asignados” (Luis Mora 2024, RAE 2024a y RAE 2024b). Cualquier profesión que usted practique es completamente adaptable a los conceptos de gestión de proyectos: Administración, Contaduría, Ingenierías, Medicina, Farmacia, Aviación, Manufactura, Comercio al Detalle, entre otros.

Evite los errores más comunes

Cuando no se entienden los conceptos asociados, se tiene el riesgo de cometer uno o varios de los siguientes errores:

Tropiezos comunes	Comentarios
Incumplimiento de plazos	Es entregar los proyectos de pasada la fecha acordada
Sobre-costeo / bajo-costeo	No estimar adecuadamente los costos es uno de los más comunes y puede afectar las finanzas de la organización
Calidad deficiente	Es entregar un producto por debajo de las expectativas iniciales
Re-trabajo / sobre-trabajo	El capital humano es quien  realiza el trabajo y no estimarlo adecuadamente puede generar altas jornadas que afectarían su motivación y rendimiento, debemos ser cuidadosos
Expansión no controlada	Esto denota falta de claridad en la definición inicial de un proyecto, y como consecuencia, podríamos estar frente a “proyectos eternos” (que no terminan nunca)

Conozca una receta sencilla para gestionar proyectos exitosos

Tal y como en las recetas de cocina hay particularidades, y una de ellas es seguir fielmente los pasos que se indiquen, cualquier variante puede llegar a dar como resultado algo totalmente diferente a lo esperado. En la gestión de proyectos, hay cierta flexibilidad, sin embargo, si se visualiza como eslabones de una cadena, el eslabón más débil puede romperla y eso significa que no saldrá igual. Describamos la receta básica para una dirección eficaz de proyectos, tomando como base (PMI 2017, p.10):

• Cumpla los objetivos del negocio y satisfaga las expectativas de los interesados
• Sea predecible y aumente las posibilidades de éxito
• Entregue los productos adecuados en el momento adecuado
• Resuelva los problemas o incidentes y responda oportunamente a los riesgos
• Optimice el uso de los recursos de la organización
• Identifique, recupere o concluya proyectos fallidos
• Gestione correctamente las restricciones (alcance, calidad, cronograma, costos y recursos). Equilibre la influencia de las restricciones (mayor alcance => mayor costo)
• Desarrolle sus propias habilidades blandas: liderazgo, trabajo en equipo, motivación, comunicación, influencia, toma de decisiones, conocimientos de política y cultura, negociación, facilitación, gestión de conflictos y orientación (PMI 2017, p.252)

La ventaja que usted tiene con esta receta es que no se debe seguir un orden, pero si deben contemplarse todos los pasos para asegurar el éxito, algunos de los puntos podrán no ser familiares a usted, pero es que no se puede asimilar todo en un tirón, se debe hacer paso a paso.

Con lo anterior, puede usted decir que tiene un panorama introductorio en la gestión de proyectos, mucho de ese conocimiento está al alcance de un clic y otro al alcance de un programa formal como el que imparte la Universidad Castro Carazo denominado “Técnico en Gestión de Proyectos” (Castro Carazo 2024)

Sea cual sea la fuente de propio crecimiento académico relacionado con proyectos, debe saber algo importante: “la gestión de proyectos es totalmente compatible con cualquier área profesional; con lo cual, complementarse ese conocimiento le dará un excelente valor agregado en el mercado o industria donde se desenvuelva” (Luis Mora 2024)

Referencias

Castro Carazo (2024). Enlace al programa “Técnico en Gestión de Proyectos” obtenido desde https://www.castrocarazo.ac.cr/web/oferta-academica/programas-tecnicos/tecnico-en-gestion-de-proyectos el lunes 17/06/2024

PMI, 2017. Project Management Institute, 2017. “A guide to Project Management Body of Knowledge PMBOK, Sixth Edition. Project Management Institute, Inc., editor 2017.

Real Academia Española. RAE (2024a). Término “Gestión”, obtenido desdehttps://www.rae.es/diccionario-estudiante/gesti%C3%B3n el lunes 17/06/2024

Real Academia Española. RAE (2024b). Término “Proyecto”, obtenido desde https://www.rae.es/diccionario-estudiante/proyecto el lunes 17/06/2024