Licenciada en Contaduría Pública
Dirección de Contaduría Pública
Docente
Las herramientas digitales como instrumentos de apoyo en la elaboración de papeles de trabajo en auditorías
Los tiempos modernos, convulsos y cambiantes, presentan una serie de desafíos a las personas profesionales de hoy, que deben asumir con humildad y valentía, para hacer frente a los nuevos retos que supone un mundo en constante innovación.
Uno de los conocimientos revolucionarios, que brinda valiosos aportes a diferentes áreas del saber, es la tecnología que, mediante herramientas digitales, y metodologías acordes a la solución de problemas y/o atención de necesidades del mercado, apoya la mejora continua de productos y/o servicios.
Este artículo, busca brindar una pincelada, acerca del uso y contribución que puede brindar una aplicación online al trabajo de auditoría, en la elaboración y control de los papeles de trabajo.
La auditoría, como ente técnico de control y colaboración, ha sabido aprovechar los conocimientos especializados y mejoras de otras profesiones, como las herramientas tecnológicas en el campo de la Informática, sin perder su esencia y protagonismo en el ámbito gerencial; llegando a ser un aliado estratégico del negocio, que procura garantizar la calidad de la información financiera y operativa de una institución, evaluando la eficiencia y eficacia en la gestión de procesos de control, en la utilización de recursos, generando beneficios continuos a la Administración. Debido a los recientes acontecimientos mundiales, como la pandemia por Covid-19, se ha dado una adopción masiva de los avances tecnológicos, motivando un cambio en los paradigmas de trabajo, ya que nos trasladamos de la noche a la mañana, de la presencialidad a la virtualidad, debido a esto han ganado terreno herramientas digitales como video llamadas, tele reuniones, presentaciones virtuales, entre otros.
Las auditorías más avanzadas y visionarias buscan la forma de aprovechar los avances tecnológicos, para reducir el impacto ambiental al dejar de lado la utilización de papel, agilizando y simplificando la gestión de fiscalización que se realiza, con una tendencia a alcanzar eficientemente los objetivos establecidos en el camino de la digitalización de la información.
Como toda disciplina, las auditorías trabajan con una serie de instrumentos, denominados papeles de trabajo, donde se consigna la información, que se genera a lo largo de todo el proceso. En sus inicios, se trabajaban estructuras o formatos de manera manual, siempre con un debido marco legal y operativo. Pero gracias a los avances, ha cambiado, para ser trabajado en medios electrónicos, como computadoras con acceso a facilidades tecnológicas, como las herramientas de ofimática, que las personas auditoras, preparan y conservan de forma que sean cada vez más confiables y seguros, garantizando la generación de registros, en la evidencia obtenida, apoyada en la aplicación de un método científico que fundamenta de forma robusta, los resultados obtenidos.
Los papeles de trabajo, para las auditorías, representan el fundamento documental, que sustenta, -sin lugar a duda-, y justifican las pruebas que demuestran los hechos expuestos en los servicios de auditoría.
La preparación de los papeles de trabajo digitales debe contener los hallazgos y toda aquella evidencia que se recopile durante el transcurso de la auditoría, deben de identificarse los hechos, así como el alcance del trabajo realizado, las fuentes de la información y las conclusiones.
En ese sentido, y particularmente con la incursión de las auditorías internas del sector público en el campo de las Tecnologías de la Información (TI), se presenta la necesidad de aprovechar las aplicaciones tecnológicas y contar con una herramienta automatizada de evaluación que oriente a las personas auditoras de manera clara acerca de los pasos por seguir para gestionar grupos de trabajo, actividades de trabajo en sus etapas de fiscalización. Todo lo anterior, de acuerdo con la normativa aplicable del sector gubernamental costarricense y las buenas prácticas en materia de TI, las cuales son una representación de cómo se deben realizar las actividades, procesos, entre otros, dentro de una organización. Es decir, comprenden principios y/o normas de aceptación general que aporten profesionalmente, valores a las instituciones.
En esta ocasión, una de las herramientas digitales, sobre la cual voy a compartirles información, es el Gestor de Proyectos: “Trello”, que puede ser personalizado, adaptado y utilizado por las auditorías, para la planificación y coordinación de equipos colaborativos. Este software, está basado en un tablero o pizarra digital, equivalente a un proyecto, que permite organizar los papeles de trabajo de una auditoría, de acuerdo con las fases establecidas. El programa permite automatizar las fases de un estudio de auditoría, establecer la calendarización de las actividades y la supervisión que se debe ejercer, entre otros.
El instrumento digital tendría un fuerte impacto en la implementación de indicadores para mediciones que se podrían realizar sobre la productividad del recurso humano y tecnológico, así como la valoración y evaluación de las actividades de las auditorías internas.
El funcionamiento de Trello, considera normativa que regula las auditorías internas del sector público, lo que podría ser un modelo aplicable para cualquier auditoría interna del sector público y/o privado, haciéndole los ajustes necesarios.
Otra de las ventajas, desde el punto de vista económico, es la utilización de una guía en este gestor (Trello), que hace prever que las auditorías internas del sector público, tendrían una mayor eficiencia en la realización de sus estudios de auditoría, al contar con una herramienta que permita la planeación y evaluación continua de los procedimientos de la institución, evitando reprocesos en las áreas evaluadas y asegurándoles eficiencia, eficacia y economicidad en la administración de los recursos físicos y humanos.
Al utilizar esta herramienta no se tiene que realizar una inversión elevada, ya que se podría utilizar la versión gratuita o si bien se quieren almacenar más datos, se requeriría un desembolso mínimo que ayudaría a gestionar el ahorro de recursos que se promueve en el estado costarricense.
En conclusión, así como Trello, hay otras aplicaciones que dispone el mercado y pueden ser equiparadas como herramientas de trabajo, fácilmente adaptables al proceso de auditoría, dicho instrumento permite contar con un manejo dinámico de los componentes que se deben utilizar por normativa y buenas prácticas de trabajo, queda de parte de las personas encargadas estudiar las ventajas y/o desventajas, que presenta su aprendizaje y utilización.
Nota de la Universidad: en nuestra Escuela de Contaduría usted aprenderá de todos estos procesos y herramientas. Para conocer más de nuestros programas académicos en esta área, puede escribirnos al WhatsApp: 8524-3420.
